Les 4 bonnes pratiques pour un management à distance efficace
Julien se prend la tête entre les mains. Encore une fois, un de ses collaborateurs n’a pas fait ce qu’il attendait. On aura beau lui dire que le télétravail est devenu la norme, il regrette sincèrement cette époque où il était physiquement au côté de son équipe. Avec le travail à distance, il a l’impression de perdre le contrôle. Il ne sait pas ce que font ses collègues et il a le sentiment que les projets n’avancent pas. Trop d’incompréhensions car on ne peut pas prendre 5 minutes à la machine à café pour répondre à des questions. Trop de temps pour prendre les décisions car on ne peut pas organiser une réunion express avec toutes les parties prenantes. Et donc on échange des mails pendant des jours alors que 10 minutes de discussion auraient tout résolu. Tous ces accros au quotidien pèsent aussi sur ses collaborateurs. Il perçoit une baisse de motivation chez certains. Il est même sûr que certains passent plus de temps à regarder le Tour de France qu’à travailler. Pourtant, impossible d’imposer le retour aux bureaux à tout le monde. Et ce cas est loin d’être isolé. 65% des cadres travaillent à distance au moins un jour par semaine en France. Et ils y sont très attachés : 53% des managers hésiteraient à intégrer une entreprise qui interdirait le télétravail, et 24% refuseraient.
Pourquoi le télétravail est-il plébiscité par les managers ?
Le télétravail améliore la qualité de vie des cadres
L’argument numéro 1, est la meilleure qualité de vie grâce au travail à distance.
Qui dit travail à distance dit : plus besoin de se déplacer pour aller au boulot. Ce temps gagné est précieux pour les cadres qui sont 70% à estimer que le télétravail est bénéfique pour leur qualité de vie et leur bien-être (en leur permettant de passer plus de temps avec leurs enfants, de faire du sport avant de commencer leur journée…).
Le travail à distance favoriserait l’autonomie des managers
Le home-office leur confère une plus grande autonomie. Ils ont plus de flexibilité quant à l’organisation de leur emploi du temps notamment. Or, cette souplesse est louée par les cadres qui sont 85% à demander plus de flexibilité sur les horaires, les lieux et les modalités de travail. Fini le temps du métro-boulot-dodo. Les salariés qualifiés veulent de plus en plus d’indépendance.
La productivité boostée par le télétravail
Par ailleurs, contrairement à ce qu’on pourrait croire, le télétravail améliore la productivité des employés. Et ce n’est pas étonnant : comment pourrait-on être plus efficace dans un open-space bruyant que dans un bureau isolé avec une musique zen dans les oreilles ? Pour de nombreux cadres, il est plus facile de se concentrer lorsqu’ils travaillent chez eux car ils ne sont pas constamment distraits par un appel ou une question de leur voisin. Comme ils peuvent en plus dormir plus longtemps grâce au temps de déplacement économisé, ils sont aussi moins fatigués.
La mondialisation du marché du travail
Dernier aspect positif du travail à distance : la possibilité de rechercher un employeur dans le monde entier. Si vous n’avez pas à vous rendre dans les locaux de votre entreprise et que vous pouvez travailler avec vos collègues à distance en faisant des réunions sur Zoom ou sur Teams, vous pouvez très bien postuler auprès d’une boîte américaine ou irlandaise.
Pour les entreprises, la réciproque est vraie. Potentiellement, elles peuvent accéder à un pool de talents à l’échelle mondiale, et ainsi recruter les meilleurs candidats quelle que soit leur nationalité et leur lieu de résidence. (Attention cependant : cela n’est pas si simple pour des raisons juridiques relatives au droit du travail et à la fiscalité).
L’enjeu est donc d’optimiser les conditions dans lesquelles se déroulent le télétravail pour conserver ses aspects positifs tout en limitant ses effets négatifs en matière de communication et de motivation.
4 conseils pratiques pour manager efficacement vos collaborateurs en télétravail
Conseil n°1 : Institutionnaliser des moments de réunions en présentiel
Contre-intuitif ? Pourtant oui, le distanciel est incapable de remplacer le présentiel pour renforcer la cohésion de vos équipes.
Le sentiment d’appartenance à un groupe vient du fait que l’on partage des valeurs communes, que l’on ressente des affinités avec les autres membres, que l’on a l’impression de faire partie d’un collectif. C’est pour cela que les échanges informels à la cantine, à la pause de 10h ou dans les couloirs sont si importants. D’autant plus qu’ils fluidifient la transmission d’informations et aident ainsi les nouveaux à comprendre leur environnement. Les DRH l’ont bien compris et prévoient des événements de team-building pour renforcer ces liens entre les collaborateurs.
Or, tous ces moments disparaissent lorsque l’on travaille de chez soi. Un nouvel employé aura donc plus de difficulté à s’intégrer et à devenir efficace. De quoi générer des frustrations de part et d’autre mais aussi inciter à des comportements de « passager clandestin ». Une étude publiée dans le Journal of Education for Business en 2019 a ainsi démontré que des étudiants travaillant à distance sont beaucoup plus enclins à tricher et à agir de façon égoïste que ceux étant en présentiel car ils ne se sentent pas appartenir à une communauté.
Les jours de travail en présentiel sont donc indispensables. Idéalement, il faudrait prévoir deux ou trois jours de présentiel communs à tous afin de faciliter la communication, l’échange d’informations et les liens entre les collaborateurs. Pour ce dernier point, l’organisation de journées ‘‘marquantes’’ est capitale également. Faire des séminaires de fin d’année, des journées de lancement, des célébrations de projets réussis, etc. sont l’occasion de souder les salariés. Ces événements permettent de les motiver en les valorisant et en les intégrant dans un collectif.
Conseil n°2 : Organiser des discussions en ligne régulières
L’une des vertus du télétravail et l’autonomisation des collaborateurs. En théorie.
Car en pratique, ce n’est pas exactement ce qu’il se passe. Bien souvent, le travail à distance s’accompagne d’une plus grande centralisation de la prise de décision d’après une étude intitulée ‘‘Understanding Conflict in Geographically Dispersed Teams’’ réalisée par Pamela Hinds et Mark Mortensen. Autrement dit, le chef de projet prend seul de plus en plus de décisions.
Il définit à la fois les tâches (‘‘qui fait quoi’’) et les procédures (‘‘comment on le fait’’). Or ce manque de concertation accroît les conflits.
D’autant plus que la communication à distance est de moindre qualité qu’une discussion en face-à-face. La posture, la gestuelle, le ton de la voix, le regard, etc. sont souvent perdus. Les salariés interprètent fréquemment les messages qu’ils reçoivent dans un sens différent de celui voulu par l’émetteur. Ces erreurs portent à la fois sur le contenu du message (ce qui est demandé), mais aussi sur les intentions de la personne à l’origine de la requête. Bien souvent, son ton va être perçu comme directif, ou l’on va considérer qu’il outrepasse ses fonctions, ou l’on va lui prêter des motivations cachées, etc.
C’est pourquoi institutionnaliser des réunions d’équipes régulières est impératif pour améliorer la communication. Elles sont à la fois l’opportunité de consulter ses collaborateurs mais aussi de répondre à leurs questions et de clarifier des situations. En procédant ainsi, les employés se sentent plus impliqués dans leurs projets et dans l’entreprise… et donc plus motivés.
Conseil n°3 : La gestion par les résultats
Le flicage ne motive pas.
La plupart des cadres ne cherche pas dans son travail un simple moyen de subvenir à ses besoins élémentaires mais un moyen d’exprimer ses talents et d’être reconnus. Beaucoup sont aussi à la recherche de sens. Autrement dit, cela signifie qu’ils veulent que leurs actions soient utiles, y compris pour la société dans son ensemble. Cela veut aussi dire qu’outre les récompenses financières, ils souhaitent être mis en avant pour leurs réussites et qu’on leur fasse confiance.
Ils s’attendent ainsi à ce que leur entreprise leur accorde de la flexibilité concernant l’organisation de leur emploi du temps. S’ils veulent s’arrêter à 17h le jeudi pour jouer au tennis ou pour aller récupérer leurs enfants à l’école, leur employeur ne devrait pas s’y opposer. Pour eux, ce sont les résultats qui sont importants. Ils préfèrent donc les entreprises qui prennent en compte leurs contraintes personnelles et familiales.
Et bien sûr, puisqu’ils s’attachent aux résultats, ils seront motivés par des objectifs clairs et mesurables. Ne pas savoir ce qui est attendu exactement ou être dans l’incertitude minent leur motivation. Malheureusement, ces torts sont beaucoup plus fréquents qu’on ne pourrait le croire. Plus de 50% des employés ne quittent pas une entreprise mais un ‘‘mauvais manager’’ d’après une étude de Gallup en 2021. Or, définir clairement les objectifs et déterminer les étapes afin de les atteindre sont le b.a.-ba du management. Quand vous avez appris à nager, vous avez commencé par apprendre les gestes et vous aviez des flotteurs. Vous ne les avez retirés que progressivement une fois que vous maîtrisez bien les mouvements. Quand on dirige une équipe, c’est pareil. On les guide pas à pas, on échange avec eux pour identifier leurs blocages et les aider à les résoudre. Le fait d’être à distance ne fait pas disparaître ces vérités. Au contraire, cela rend la communication d’autant plus importante.
Conseil n°4 : Offrir de bonnes conditions matérielles de travail
La qualité de vie au travail s’exporte dans les domiciles des salariés. Travailler à domicile est une chance, mais seulement à condition d’être dans de bonnes conditions. Or cela suppose des investissements.
Voici quelques-uns des équipements qui peuvent décupler la productivité de vos collaborateurs en leur offrant de bonnes conditions de travail.
Le bureau :
En tout premier, n’hésitez pas à vérifier qu’ils ont un vrai bureau où ils peuvent travailler. Préparer ses présentations à côté de la cocotte-minute n’est pas une solution tenable pendant des mois.
L’ordinateur et ses accessoires bureautiques : casque, micro et grand écran :
Ils ont également besoin d’une souris PC, mais aussi d’un casque ou d’un micro. Certains casques éliminent même les bruits de hautes fréquences comme les voix humaines. Idéal pour ne pas se laisser distraire par son environnement.
Ensuite, un grand écran pour protéger leur vue. Quand on passe des heures devant des tableurs Excel, un écran d’ordinateur portable n’est pas suffisant. Un écran d’au moins 24 pouces évite que les salariés fatiguent rapidement leurs yeux.
Le téléphone :
Une ligne téléphonique de qualité est aussi importante, notamment pour ceux en contact avec les clients. Les solutions de qualité garantissent non seulement qu’ils entendent correctement et qu’ils soient compris facilement, mais certaines permettent aux salariés d’afficher instantanément les informations essentielles du client. Il gagne ainsi un temps précieux et peut rendre un service de meilleure qualité.
Le siège :
Enfin, bien évidemment, le siège. Pas besoin de rappeler que le travail sédentaire n’est pas bon pour la santé, et qu’un siège ergonomique aide à maintenir une posture droite. Il prévient ainsi de nombreux accidents professionnels. (En aparté, diminuer les maux de dos, les troubles musculosquelettiques et la fatigue visuelle sont l’une des priorités de l’assurance maladie concernant les accidents du travail)Maintenant, il n’y a plus qu’à.
Pour être efficace, vous devriez consulter vos collaborateurs pour identifier précisément les besoins de chacun. Cela vous aidera à savoir quoi faire en priorité. Puis, discutez avec un professionnel afin de sélectionner les meilleures solutions. Un bon conseiller saura vous accompagner pour choisir les produits les plus adaptés et pour qu’ils s’ajustent au mieux à votre organisation.
Vous pouvez joindre l’un de nos spécialistes ici pour vous guider. GREENB GROUP le spécialiste des solutions de télécommunications en région Provence-Alpes-Côte d’Azur (PACA). Nous sommes implantés à proximité de Nice, à la Colle-sur-Loup, mais aussi à Carcès, à Meyreuil et à Monaco.
